Aké sú výhody bezpapierové pracovisku ?

Ľudia prvýkrát začali hovoriť o bezpapierové kancelárie v 70. rokoch . Až do nedávnej doby , to bol len sen , myslieť si , že by ste mohli podnikať bez papierových dokumentov . Dnes , to je realita , a to vďaka lacným ukladanie dát a rýchlejší schopností sietí . Bezpapierové kancelárie sa odkazuje na použitie počítačovej ukladanie dokumentov , a ak je správne vykonaná , proces má mnoho výhod . Prístup k dokumentom odkiaľkoľvek

s papierom v kartotéke , človek musí byť v kancelárii pre prístup k dokumentu , alebo musí mať súbor s ním . Bezpapierové kancelárie umožňuje pracovníkom prístup k dokumentom odkiaľkoľvek , ktorá má pripojenie počítača , vrátane chytrého telefónu . To umožňuje zamestnancom byť efektívnejší pri práci v odľahlých oblastiach .
Dokumenty možno ľahko Nachádza

Časť , ktorou sa ustanovujú bezpapierové kancelárie je zistiť , ako budú súbory sa menoval . Potom môžete ľahko vyhľadať súbor podľa názvu súboru . Ak nepoznáte názov súboru , môžete vykonávať vyhľadávanie určitých kľúčových slov v dokumente a nájsť to tak . V podniku , ktorý sa zaoberá číslami účtov alebo nadobúdateľa sledovanie čísla dokumenty , dokumenty možno vyhľadávať a ľahko vyvolané týmito číslami . Dokument je možné odkazovať pomocou názvu alebo mesto bydliska , bez toho, aby rôzne súbory pre každú kategóriu .
Bezpečnejšie a istejšie Dokumenty

Dôležité dokumenty kartotéka mohla byť navždy stratené pri požiari alebo nejaké iné pohromy . Bezpapierové dokumenty uložené v elektronickej podobe možno ľahko zálohovať . Zálohovanie môže byť mimo pracoviska a mimo kancelárie . S zálohovať dokumenty , môžete si byť hore a rýchlo beží znova . Zničenie papierových dokumentov by mohlo znamenať zničenie vášho podnikania a zdroj príjmov . So správnymi bezpečnostnými opatreniami , je to ťažšie pre niekoho preniknúť do elektronických súborov , a ukradnúť im , ako sa vlámať do kancelárie a kradnúť dôverné zákazníka alebo klienta informácie .
Úvahy

Použite aspoň dva zálohovanie vašich dokumentov , s jednou mimo neho . Použite profesionálny softvér určený pre kancelárie k vytvoreniu bezpapierové dokumenty . Mať k dispozícii postup na mieste archivovať staršie elektronických dokumentov a pomenovať ich rozpoznateľným spôsobom , možno zahŕňajúce dátum vytvorenia ako súčasť názvu . Vždy zašifrovať citlivé dáta chrániť ju . Nezabudnite však , papierové kópie profesionálnych licencií a niektorých podpísaných dokumentov .