výhody & Nevýhody Podanie Chronologický

Chronologicky podaní je spôsob podávania dokumentov , ktoré vám umožnia udržať všetky dokumenty spojené s určitou transakciou alebo obchodných vzťahov . Hlavné z jeho výhod je , že chronologické evidencie je dôkladné vedenie záznamov . Je schopný rozprávať príbeh o transakcie alebo vzťahu k osobe neznámeho udalosťami . Avšak , chronologické evidencia má svoje nevýhody a spôsob podávania sestra môže ponúknuť lepší systém , v závislosti na dokumenty sa udržuje . Definícia

Chronologický podanie znamená organizáciu dokumentov , dokladov a iných záznamov pomocou dátum dokladu alebo dátum bol súbor vytvorený alebo zmenený . Najstarší dokument je umiestnený na začiatku súboru sa všetky následné dokumenty sú umiestnené v podobnom spôsobe podľa dátumu a mesiaca ( napr. , 1. augusta 15. septembra 30. augusta ) .
Pros

podanie Chronologický je vynikajúca metóda pre veľké nákupy a významných obchodných vzťahov . Všetky súvisiace dokumenty sú uložené odo dňa nákupu alebo začiatku vzťahu k aktuálnemu dňu , ktorý vám umožní presne vysvetliť , ako sa udalosti došlo a aké boli zapojené osoby alebo subjekty. Dôkladnosť chronologickom podanie môže byť užitočné najmä v súdnom konaní . Podanie Chronologický tiež umožňuje rýchly prístup k určité dokumenty , bez toho, aby bolo potrebné prehľadávať celý súbor tak dlho , ako viete , časový rámec , v ktorom boli dokumenty vytvorené alebo upravené .
Zápory

podanie Chronologický môže mať za následok veľké súbory , ktoré zaberajú obrovské množstvo priestoru . Tiež môžete chronologické súbory obsahujú nedôležité papiere , ako sú napríklad formulárové listy a rutinné korešpondencie , ktoré nemusia byť podaná . Keďže všetky dokumenty týkajúce sa záležitostí sú uchovávané to môže byť ťažké , aby ľahko vytiahnuť konkrétny dokument , ktorý potrebujete , ak nepoznáte dátum , kedy bol vytvorený alebo zmenený . Jeden spôsob , ako zmierniť túto nevýhodu je udržiavať index všetkých dokumentov v spise s jedným stĺpec výpis dátum dokumentu a druhý stĺpec popisuje dokument , takže môžete ľahko nájsť konkrétny dokument . Obsah by mal byť aktualizovaný zakaždým , keď nový dokument je pridaný do súboru .
Obrátenom chronologickom Podanie

Ďalšie súvisiace , ale iný spôsob podania , je obrátenom chronologickom podanie . Pri použití tejto metódy , najnovšie dokument je umiestnený na začiatku súboru so všetkými dokumentmi sú podané obdobným spôsobom ( napr. , 1. júna , 1. mája , 1. apríla ) . Či sa má použiť chronologickom alebo obrátenom chronologickom metódy je osobné preferencie , ale mnoho ľudí dáva prednosť druhej pre podanie predmety , ako sú platené kreditnej karty alebo účty , pretože staršie faktúry a potvrdení platieb môže zriedkavo je potrebné pristupovať .